Datenschutzerklärung

Datenschutz

Revision 1 vom 07.07.2025

Der Judo Club Zimmern e.V. nimmt den Datenschutz und Schutz der persönlichen Informationen sehr ernst. Die Nutzung der Personenbezogenen Daten dient ausschließlich der Sicherstellung des Sportbetriebes, sowie der Betreuung der Mitglieder. Dem entsprechend werden die Daten wie unter Ziffer 3 benannt verarbeitet. Im Rahmen des Sportbetriebs bietet der Judo Club Zimmern e.V. die Möglichkeit sich eigenständig zu Informationszwecken in die Newsletterlisten einzutragen. Diese Möglichkeit steht jeder Person offen. Jeder Anmelder willigt automatische mit seiner Anmeldung den Datenschutzbestimmungen des Judo Club Zimmern e.V. ein.

Durch die Vorgaben des deutschen Judo-Bundes e.V. ist der Judo-Club Zimmern e.V. verpflichtet, das Portal zur Verwaltung des digitalen Judopasses sowie die dazugehörige Judopass App des Unternehmens DokuMe GmbH in Köln zu nutzen. Hierbei vertritt der Judo-Club Zimmern e.V. seine Mitglieder als Vermittler gegenüber den Verbänden (badischer Judo-Verband e.V. und dem deutschen Judo-Bund e.V.) und willigt im Namen seiner Mitglieder bis auf Widerruf der Nutzung des digitalen Judo-Passes ein. Hierbei gelten die unter 4.2 genannten Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen der DokuMe GmbH. Rechtsansprüche aus Datenschutzverletzungen in Bezug auf das Portal zur Verwaltung der digitalen Judo-Pässe bzw. der Judopass APP sind direkt beim Betreiber der DokuMe GmbH bzw. dem deutschen Judo-Bund e.V. geltend zu machen.

1 Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung

Der Judo Club Zimmern e.V. als Mitglied des badischen Judo Verbandes e.V. speichert, erhebt, nutzt die Daten seiner Mitglieder, sowie die der Erziehungsberechtigten der minderjährigen Mitglieder. Der Verein stellt diese Daten seinen Funktionsträgern im Rahmen des Sportbetriebs und der Betreuung zur Verfügung. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, den Sportbetrieb sicherzustellen und die Mitglieder in allen Angelegenheiten, die dem Judosport dienen, optimal und umfassend zu informieren, zu beraten und zu betreuen.
Der Judo Club Zimmern e.V. versichert die ihm zur Verfügung gestellten Daten nach besten Wissen gemäß den Regeln des geltenden deutschen Datenschutzrechtes (mit Ausnahme von 3 Soziale Netzwerke) zu verarbeiten, zu speichern und weiterzuleiten.
Die Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jeder Zeit widerrufen werden. Bei Jugendlichen vor dem 16. Lebensjahr, muss dies durch die Erziehungsberechtigten erfolgen. Der Widerruf bedarf der Schriftform.

 Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die -verwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO)

2 Soziale Netzwerke

 Die Funktionsträger des Judo Club Zimmern e.V. veröffentlichen keine Inhalte in sozialen Medien wie Facebook, Twitter, Google+, Instagram und ähnlichen. Für Inhalte die durch einzelne Mitglieder – nicht Funktionsträger – veröffentlicht werden, übernimmt der Judo Club Zimmern e.V. keine Haftung. Funktionsträger sind angewiesen, keine personenbezogenen Daten in sozialen Medien zu speichern, verbreiten oder anderweitig weiterzugeben. Die Haftung liegt auch hier beim Mitglied.

3 Nutzung der personenbezogenen Daten

Im Folgenden wird aufgeführt, wie die personenbezogenen Daten in den verschiedenen Bereichen vom Judo Club Zimmern e.V. genutzt und ggf. übermittelt werden.

3.1 Verein

 Um die verschiedenen Vorgänge im Sportbetrieb unkompliziert abwickeln zu können müssen im Rahmen der Vereinsarbeit die nachfolgenden Daten erhoben, gespeichert und auszugsweise übermittelt werden. Diese werden auch den geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern (1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassenwart, Schriftführer) vollständig zugänglich gemacht. Allen anderen Funktionsträgern werden nur diese Daten bereitgestellt, die zur Erfüllung des Sportbetriebs notwendigen sind. Teile der Informationen werden auch in der Presse und dem Internetauftritt veröffentlicht.

3.1.1 Allgemeine Daten

• Vorname, Nachname des Mitglieds und bei minderjährigen Mitgliedern zusätzlich:
• Vorname, Nachname des Erziehungsberichtigten
•  Geburtsdatum
• Geschlecht, Nationalität
• Anschrift
• Fotos
• Mitgliedsnummer

3.1.2 Spezielle Daten

• SEPA-Lastschrift-Mandant (Eineindeutiger Schlüssel)
• Bankverbindung
• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
• Passnummer
• Gewichtsklassen/Gewicht
• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.2 Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

3.2.1 Allgemeine Daten

• Vorname, Nachname des Mitglieds

• Altersklasse/Jugend

• Geschlecht

• Fotos

3.2.2 Spezielle Daten

• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)

• Gewichtsklassen/Gewicht

• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen

• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.3 Verbände

Zur Sicherstellung des Sportbetriebs ist es notwendig personenbezogene Daten an den Badischen Judo-Verband e.V., den deutschen Judo-Bund, den badischen Sportbund sowie die badische Sportjugend weiterzugeben. Je nach Grundlage der Übermittlung, werden die nachfolgenden Daten vollständig oder auszugsweise an die genannten Verbände weitergegeben.

Für die Verarbeitung der Daten bei den Verbänden gelten die entsprechenden Datenschutzerklärungen:

• Badischer Judo-Verband: https://www.badischer-judo-verband.de/datenschutz

• Deutscher Judo-Bund: https://www.judobund.de/datenschutz

• Nutzung Portal zur Verwaltung digitaler Judopässe und Judopass App: https://dokume.net/privacy.php

• Badischer Sportbund: https://www.badischer-sportbund.de/datenschutz/

• Badische Sportjugend: https://www.badische-sportjugend.de/datenschutz/

3.3.1 Allgemeine Daten

• Vorname, Nachname des Mitglieds

• Geburtsdatum

• Geschlecht, Nationalität

• Fotos

• Mitgliedsnummer

3.3.2 Spezielle Daten

• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)

• Passnummer

• Gewichtsklassen/Gewicht

• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen

• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.4 Speicherdauer

3.4.1 Mitgliedsdaten

Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für 5 Jahre gespeichert.

3.4.2 Newsletteranmeldungen

Die Anmeldung bei einem Newsletter wird nach der Abmeldung maximal bis zum nächsten Jahreswechsel gespeichert und dann automatisch aus dem Newsletter-System gelöscht.

4. Speicherorte für Personenbezogene Daten

4.1 Betreiber Judopass Website und JudoAPP – DokuMe GmbH

Der Judo-Club Zimmern e.V. ist durch die Mitgliedschaft im Badischen Judo Verband e.V. und somit mittelbar auch dem deutschen Judo-Bund e.V. verpflichtet die Software des Unternehmens DokuMe einzusetzen. Hiervon betroffen sind alle Aktiven Judoka des Vereins.

DokuMe GmbH
Subbelrather Str. 436c, 50825 Köln
E-Mail: info@dokume.net

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: privacy@dokume.net

Alle Rechte und Pflichten der Datenverarbeitung werden durch den Betreiber bzw. den deutschen Judo-Bund e.V. war genommen.

Für die Nutzung der Plattform gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens DokuMe GmbH: https://dokume.net/agb.php

Ebenso gelten die Datenschutzrichtlinien des Unternehemens: https://dokume.net/privacy.php

Der Judo-Club Zimmern e.V. übernimmt keinerlei Haftung, die sich aus dem Betrieb und den Datenschutzmaßnahmen der Verpflichtung zum Einsatz der Judopass App und dem Portal zur Verwaltung von digitalen Judo-Pässen ergibt.

4.3 Bankensoftware Proficash

Die Abwicklung der Kontoführung wie auch der Speicherung von Bankinformationen erfolgt unter Verwendung der Software WINDATA Professional – Software (Datenschutzerklärung - windata.de). Hier werden die Daten lokal, verschlüsselt verarbeitet und an die Bank übermittelt.

4.4 WebSite

Die Homepage des Judo Club Zimmern e.V. wird im Rechenzentrum der Firma

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68
D-02742 Friedersdorf
Telefon:+49 35872 353-10
Telefax:+49 35872 353-30
E-Mail:info@all-inkl.com

betrieben. Als Software wird die BLOG-Lösung WordPress eingesetzt. Alle hier gespeicherten Daten liegen ausschließlich auf Rechnersystemen in Deutschland.

Informationen zum Datenschutz des Betreibers finden Sie hier:
https://all-inkl.com/datenschutzinformationen/

4.5 lokale Datenträger

Funktionsträge die auf Grund ihrer Tätigkeit persönliche Daten auch lokal speichern müssen sind angewiesen diese ausschließlich auf verschlüsselten Datenträgern abzulegen und verschlüsselt zu übertragen. Die Haftung liegt hier beim Mitglied.

5 Datenschutzbeauftragter/Beauskunftung

5.1 Ernannte Person

Der Datenschutzbeauftragte ist: Jörn Sadra
Zur Kontaktaufnahme senden sie ein email an joern.sadra@gmx.de oder in Schriftform per Brief an den Verein

5.2 Datenschutzanfragen

Richten Sie bitte Datenschutzanfragen immer schriftlich an den Judo Club Zimmern e.V. Einfache Anfragen können unter Verwendung des eines Emails erfolgen. In diesem Fall stimmt der Anfragende den Datenschutzbestimmungen zu.

6 Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

• ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,

• ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,

• ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen

• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

• ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,

• ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,

• ein Recht auf Datenübertragbarkeit,

• ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde,

• wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg oder Hessen zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

7 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Erklärung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Unterzeichnung unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Erklärung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Erklärung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der datenschutzrechtlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die der Unterzeichner mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt hat. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Erklärung als lückenhaft erweist.